Registrazione dei cosmetici presso la FDA: cosa devono sapere le aziende ai sensi del MoCRA

L’espressione ” registrazione FDA per i cosmetici” è molto usata dalle aziende che vogliono commercializzare prodotti cosmetici negli Stati Uniti. Tuttavia, spesso questo termine viene frainteso. A differenza dei medicinali o di alcuni dispositivi medici, i prodotti cosmetici non richiedono l’approvazione preventiva della FDA prima di essere venduti negli Stati Uniti.

In realtà, il concetto di registrazione presso la FDA per i cosmetici si riferisce in genere a specifici obblighi normativi introdotti o rafforzati dal Modernization of Cosmetics Regulation Act del 2022 (MoCRA), la riforma più significativa della normativa statunitense sui cosmetici degli ultimi decenni.

Ai sensi del MoCRA, le aziende cosmetiche devono rispettare diversi nuovi requisiti normativi volti a rafforzare la vigilanza sui prodotti cosmetici commercializzati negli Stati Uniti. Tra gli obblighi più rilevanti figurano la registrazione degli stabilimenti cosmetici presso la FDA, la notifica dei prodotti cosmetici alla FDA, maggiori responsabilità in materia di dimostrazione della sicurezza e l’obbligo di segnalazione degli eventi avversi gravi.

Capire cosa significhi realmente la registrazione dei cosmetici presso la FDA è quindi fondamentale per i produttori, i titolari dei marchi e le aziende internazionali che esportano cosmetici sul mercato statunitense.

Indice

È necessaria la registrazione presso la FDA per i cosmetici?

Un errore comune è pensare che i prodotti cosmetici debbano essere approvati o registrati dalla Food and Drug Administration (FDA) statunitense prima di poter essere venduti. In realtà, la FDA non approva i prodotti cosmetici prima che entrino sul mercato.

Ai sensi della legge federale statunitense sugli alimenti, i medicinali e i cosmetici (FD&C Act), i produttori di cosmetici hanno la responsabilità di garantire che i loro prodotti siano sicuri e correttamente etichettati prima di immetterli sul mercato negli Stati Uniti.

Tuttavia, la legge sulla modernizzazione della normativa sui cosmetici del 2022 (MoCRA) ha introdotto obblighi normativi che hanno notevolmente rafforzato la supervisione della FDA sulle aziende del settore cosmetico. Questi obblighi vengono spesso definiti collettivamente come “registrazione FDA per i cosmetici”, anche se non equivalgono a un’approvazione del prodotto.

I principali meccanismi normativi legati a questo concetto sono la registrazione degli stabilimenti cosmetici presso la FDA e la registrazione dei prodotti cosmetici presso la FDA.

Cosa significa davvero la "registrazione dei cosmetici presso la FDA"

Nella pratica normativa, il termine “registrazione FDA per i cosmetici” si riferisce generalmente a due obblighi fondamentali che le aziende cosmetiche devono adempiere ai sensi del MoCRA.

Questi obblighi consentono alla FDA di avere una maggiore visibilità sugli stabilimenti di produzione di cosmetici e sui prodotti cosmetici commercializzati negli Stati Uniti.

Registrazione degli stabilimenti cosmetici presso la FDA

Ai sensi del MoCRA, gli stabilimenti di produzione e lavorazione di cosmetici devono registrarsi presso la FDA.

Per “stabilimento cosmetico” si intende generalmente una struttura che produce o lavora prodotti cosmetici destinati alla distribuzione negli Stati Uniti. Le attività che in genere comportano l’obbligo di registrazione includono la formulazione, la produzione, la preparazione o la lavorazione di prodotti cosmetici.

Alcune strutture potrebbero essere esentate dall’obbligo di registrazione, come le piccole imprese che rientrano in determinate fasce di fatturato, anche se sono previste importanti eccezioni per le aziende che producono determinate categorie di prodotti.

Le strutture registrate devono fornire alla FDA alcune informazioni fondamentali, tra cui:

  • Nome e indirizzo della struttura
  • Dettagli di contatto
  • Marchi dei prodotti cosmetici fabbricati o lavorati nello stabilimento
  • L’agente designato negli Stati Uniti per le strutture all’estero

Le registrazioni degli stabilimenti devono essere rinnovate ogni due anni. Questo permette alla FDA di mantenere un database aggiornato degli stabilimenti di produzione di cosmetici che riforniscono il mercato statunitense.

Elenco dei prodotti cosmetici della FDA

Oltre alla registrazione degli stabilimenti, il MoCRA richiede la registrazione dei prodotti cosmetici.

Il responsabile, di solito il titolare del marchio il cui nome compare sull’etichetta del prodotto, deve fornire informazioni su ogni prodotto cosmetico commercializzato negli Stati Uniti.

L’elenco dei prodotti cosmetici della FDA include informazioni quali:

  • Nome del prodotto
  • Categoria di prodotto
  • Stabilimento in cui il prodotto viene fabbricato o lavorato
  • Elenco degli ingredienti

Le schede dei prodotti devono essere presentate alla FDA e aggiornate in caso di modifiche significative, come aggiornamenti della formulazione o la cessazione della commercializzazione di un prodotto.

Mentre la registrazione degli stabilimenti indica dove vengono fabbricati o lavorati i cosmetici, la registrazione dei prodotti permette alla FDA di monitorare quali prodotti cosmetici sono presenti sul mercato statunitense.

Chi deve ottemperare all'obbligo di registrazione presso la FDA per i cosmetici

Diversi tipi di aziende possono essere soggetti agli obblighi normativi comunemente definiti come registrazione presso la FDA per i cosmetici.

Tra questi figurano i produttori e i trasformatori di cosmetici che operano negli Stati Uniti, i produttori conto terzi che realizzano prodotti per conto di marchi, i titolari dei marchi che agiscono in qualità di responsabili dei prodotti cosmetici, le aziende che importano prodotti cosmetici negli Stati Uniti e i distributori coinvolti nell’immissione dei prodotti cosmetici sul mercato statunitense.

Sebbene le responsabilità possano variare a seconda del ruolo di ciascun operatore, le aziende coinvolte nella produzione o nella commercializzazione di prodotti cosmetici devono garantire il rispetto dei requisiti applicabili in materia di registrazione degli stabilimenti e di notifica dei prodotti.

Requisiti di registrazione della FDA per le aziende cosmetiche straniere

Anche i produttori stranieri di cosmetici che esportano i propri prodotti negli Stati Uniti devono rispettare gli obblighi previsti dal MoCRA.

Se un prodotto cosmetico viene fabbricato o lavorato al di fuori degli Stati Uniti e distribuito sul mercato statunitense, lo stabilimento di produzione estero deve essere registrato presso la FDA.

Inoltre, il prodotto cosmetico deve essere registrato presso la FDA dal responsabile.

Le aziende straniere devono quindi assicurarsi che il loro quadro di conformità normativa copra sia i requisiti di registrazione degli stabilimenti che quelli di immissione in commercio dei prodotti.

Obbligo di designare un agente negli Stati Uniti

Un requisito importante per le aziende cosmetiche straniere è l’obbligo di nominare un agente negli Stati Uniti.

L’agente negli Stati Uniti funge da punto di contatto ufficiale tra la FDA e lo stabilimento cosmetico estero. La FDA può rivolgersi all’agente negli Stati Uniti per questioni normative, ispezioni o aspetti relativi alla conformità.

L’agente negli Stati Uniti deve avere sede negli Stati Uniti e deve essere autorizzato dalla struttura estera a ricevere comunicazioni dalla FDA.

La nomina di un agente statunitense affidabile è quindi un elemento fondamentale per la conformità normativa dei produttori di cosmetici non statunitensi che riforniscono il mercato americano.

Principali obblighi di conformità previsti dal MoCRA

Oltre alla registrazione degli stabilimenti e alla scheda dei prodotti, il MoCRA ha introdotto diversi obblighi di conformità aggiuntivi che le aziende cosmetiche devono rispettare.

Le aziende cosmetiche devono garantire che per ogni prodotto cosmetico esistano prove di sicurezza adeguate prima della sua immissione sul mercato. Ciò significa che le aziende devono disporre di prove scientifiche attendibili che dimostrino che il prodotto è sicuro nelle condizioni d’uso previste.

Il MoCRA ha inoltre introdotto l’obbligo di segnalazione degli eventi avversi gravi. I responsabili devono segnalare alla FDA gli eventi avversi gravi associati ai prodotti cosmetici e conservare la documentazione relativa agli eventi avversi ricevuti.

Inoltre, le aziende devono conservare registri e documentazione adeguati che dimostrino il rispetto degli obblighi normativi.

Questi requisiti rafforzano notevolmente il quadro normativo che disciplina i prodotti cosmetici negli Stati Uniti.

Errori comuni che le aziende commettono riguardo alla registrazione dei cosmetici presso la FDA

Molte aziende fraintendono cosa comporti effettivamente la registrazione dei cosmetici presso la FDA.

Uno degli errori più comuni è pensare che i prodotti cosmetici debbano essere approvati dalla FDA prima di poter essere immessi sul mercato. In realtà, la FDA non rilascia autorizzazioni pre-commercializzazione per i prodotti cosmetici.

Un altro malinteso comune è quello di confondere la registrazione della struttura con la registrazione del prodotto. Si tratta di due obblighi normativi distinti previsti dal MoCRA.

Le aziende potrebbero inoltre erroneamente ritenere che solo i produttori statunitensi debbano rispettare questi requisiti. In realtà, anche i produttori stranieri di cosmetici che esportano negli Stati Uniti sono soggetti all’obbligo di registrazione degli stabilimenti.

Infine, alcune aziende sottovalutano l’importanza della documentazione relativa alla sicurezza e a quella normativa, che rimangono responsabilità fondamentali ai sensi della normativa statunitense sui cosmetici.

Come le aziende cosmetiche possono garantire la conformità alle norme della FDA

Per garantire la conformità alla normativa statunitense sui cosmetici, le aziende dovrebbero adottare un approccio normativo strutturato.

In genere, questo comporta verificare se i propri stabilimenti debbano essere registrati presso la FDA, presentare una registrazione accurata degli stabilimenti cosmetici alla FDA, assicurarsi che tutti i prodotti cosmetici commercializzati negli Stati Uniti siano correttamente registrati presso la FDA e verificare che ogni prodotto sia corredato di adeguata documentazione di sicurezza.

Le aziende dovrebbero inoltre stabilire procedure interne per la segnalazione di eventi avversi gravi, tenere registri normativi dettagliati e garantire che l’etichettatura sia conforme ai requisiti della FDA.

Per le aziende straniere che esportano cosmetici negli Stati Uniti, nominare un agente statunitense qualificato è un passo fondamentale per garantire la conformità normativa.

Conclusione

Il termine “registrazione FDA per i cosmetici” è molto diffuso, ma spesso viene frainteso. Negli Stati Uniti, i prodotti cosmetici non necessitano dell’approvazione della FDA prima di essere immessi sul mercato.

In realtà, il termine si riferisce in genere agli obblighi normativi introdotti o rafforzati dalla legge sulla modernizzazione della normativa sui cosmetici del 2022 (MoCRA).

Questi obblighi comprendono principalmente la registrazione degli stabilimenti cosmetici presso la FDA, la notifica dei prodotti cosmetici alla FDA, la nomina di un agente negli Stati Uniti per gli stabilimenti esteri e il rispetto di requisiti normativi più generali, quali la dimostrazione della sicurezza e la segnalazione degli eventi avversi.

Per le aziende che producono o commercializzano cosmetici negli Stati Uniti, comprendere questi requisiti è fondamentale per garantire la piena conformità normativa e operare con successo nel mercato cosmetico statunitense.

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