Introduction
Dans la première partie, j’ai expliqué pourquoi les produits cosmétiques finis ne sont pas exemptés des obligations de la réglementation REACH, en particulier de l’enregistrement. Le message principal était que chaque composant de votre produit cosmétique fini est « enregistrable » individuellement. Dans la deuxième partie, j’expliquerai plus en détail ce qui doit être enregistré, qui doit le faire et qui peut enregistrer une substance, sachant qu’il peut s’agir de différentes entités.
Chaque kilo doit être compté une fois
Un principe important de l’enregistrement REACH est que chaque kilogramme d’une substance doit être comptabilisé, mais une seule fois. En d’autres termes, il ne doit être pris en considération que la première fois qu’il « apparaît » dans l’Union européenne, soit parce qu’il a été fabriqué, soit parce qu’il a été importé. Les exemples étant plus parlants qu’une longue liste, voici quelques scénarios qui pourraient se produire :
- Supposons qu’un ingrédient cosmétique soit produit en Europe. Cet ingrédient est ensuite vendu à plusieurs fabricants européens, qui l’intègrent dans des produits cosmétiques, lesquels sont ensuite vendus à des marques de l’UE et, enfin, aux consommateurs européens. Dans ce cas, la substance doit être enregistrée par le premier producteur. Tous les autres sont des utilisateurs en aval, et les kilos qu’ils utilisent sont déjà comptabilisés.
- Supposons maintenant que le même ingrédient cosmétique soit produit dans l’UE mais vendu à un fabricant aux États-Unis qui fabrique un produit cosmétique vendu à une marque américaine, puis que les produits, et donc la substance, soient renvoyés en Europe pour être vendus aux consommateurs de l’UE. Là encore, la substance doit être enregistrée uniquement par le producteur de l’UE. Les « kilos » qui quittent l’Europe en tant qu’ingrédient cosmétique et qui reviennent dans un produit cosmétique fini ne doivent pas être pris en compte une nouvelle fois ; toutefois, vous devez être en mesure de le prouver, car l’information peut avoir du mal à circuler le long de la chaîne d’approvisionnement.
- Un cas plus complexe est celui où une substance est produite en dehors de l’Europe. Par exemple, la substance est produite en Chine et vendue à un fabricant américain de produits cosmétiques qui la vend à une marque américaine, et une partie du produit cosmétique fini est ensuite envoyée et vendue dans l’UE. La première fois que la substance « apparaît » en Europe, c’est lors de l’importation du produit cosmétique fini. C’est donc à ce moment-là que les « kilos » de la substance doivent être comptés, ce qui peut entraîner la nécessité d’un enregistrement REACH.
En outre, vous devez garder à l’esprit que, lorsqu’un produit cosmétique fini est importé en Europe, il contient de multiples substances. Le statut réglementaire et le tonnage de chacun d’entre eux doivent être considérés indépendamment. Biorius peut vous aider à évaluer et à suivre les quantités de ces substances présentes dans vos produits cosmétiques. Toutefois, ces exemples ne couvrent que la question du moment où chaque « kilo » de la substance doit être compté, mais pas celle de savoir si la substance doit être enregistrée ou même qui doit l’enregistrer.
La responsabilité de l’enregistrement incombe à l’importateur
En d’autres termes, une loi européenne ne peut être appliquée (et mise en œuvre) qu’à une entité européenne. Par conséquent, la responsabilité de l’enregistrement a été confiée à l’importateur et non à l’exportateur. Toutefois, il est parfois difficile de déterminer qui est l’importateur.
Dans la plupart des cas, c’est le destinataire final des marchandises (le consignataire) qui est l’entité juridique responsable de l’importation.
Si un distributeur de l’UE est impliqué (qui agit en tant qu’intermédiaire), il sera considéré comme l’importateur même si les marchandises vont directement du producteur non européen au client dans l’UE.
Voici quelques exemples de produits cosmétiques finis. Pour ces derniers, j’ai considéré que les substances n’avaient jamais traversé l’Europe avant l’importation des produits cosmétiques :
- Le produit cosmétique est fabriqué par un fabricant américain, vendu à une marque européenne, puis vendu par l’intermédiaire d’un distributeur dans l’UE. Dans ce cas, l’importateur est la marque de l’Union européenne.
- Le produit cosmétique est fabriqué par un fabricant américain, vendu à une marque américaine, puis à un distributeur dans l’UE. Dans ce cas, l’importateur est le distributeur.
- Le produit cosmétique est fabriqué par un fabricant américain et vendu à une marque américaine qui possède également une entité juridique dans l’UE. Le produit est ensuite vendu par l’entité juridique européenne, directement ou par l’intermédiaire d’un distributeur. Dans ce cas, l’importateur est l’entité juridique de la marque américaine dans l’Union européenne.
Même s’il s’agit des cas les plus courants, il existe une infinité de cas spécifiques. Définir qui est l’importateur « officiel » peut s’avérer assez délicat et Biorius peut effectuer cette analyse pour vous.
La limite inférieure d’enregistrement est de 1 tonne/an
Heureusement, il n’est pas nécessaire d’enregistrer une substance que vous importez à raison de quelques grammes ou même kilos par an. La limite inférieure déclenchant l’obligation d’enregistrement est de 1 tonne/an (par année civile).
Toutefois, il est important de noter que cette limite est fixée par substance et par entité juridique, et non par produit. Cela signifie qu’un distributeur qui importe de nombreux produits de marques différentes doit ajouter les quantités de la même substance présente dans tous ces cosmétiques. Cela peut s’avérer très difficile, en particulier pour les ingrédients les plus courants.
En pratique, l’importateur doit donc calculer, sur une base annuelle, la quantité de substance qu’il importe, puis en déduire les quantités de substance qui ont déjà été prises en compte dans un dossier d’enregistrement (voir le chapitre « Chaque kilo doit être compté, mais une seule fois »), sachant que le statut réglementaire de la substance peut être différent en fonction des produits. Si la quantité finale de la substance est supérieure à 1 tonne/an, ils doivent enregistrer la substance au titre de REACH.
Pour déduire la quantité d’une substance, il faut qu’elle ait déjà été comptabilisée dans le dossier d’enregistrement. Le fait qu’il existe déjà un dossier d’enregistrement (ou même que le fabricant de la substance l’ait enregistrée) ne suffit pas, vous devez pouvoir prouver que les quantités se retrouvant dans les produits que vous importez ont été déclarées dans un dossier. Pour cela, vous avez besoin d’une déclaration de votre fournisseur indiquant que c’est le cas et du numéro d’enregistrement correspondant. En cas de contrôle par les autorités, vous devrez être en mesure de fournir les informations sur vos importations et les documents correspondants. La plupart des distributeurs préfèrent confier la responsabilité de l’enregistrement à leurs fournisseurs. Toutefois, il peut être plus judicieux d’enregistrer certaines des substances cosmétiques les plus courantes afin de garantir le respect de la réglementation indépendamment du fournisseur.
L’exportateur peut également procéder à l’enregistrement
Pour éviter la charge de l’enregistrement et ne pas avoir à contrôler le tonnage des substances, les distributeurs demanderont très souvent à la marque exportatrice de leur fournir des certificats prouvant que les substances contenues dans leur produit ont déjà été enregistrées dans le cadre de REACH.
Comme expliqué précédemment, il est parfois possible pour la marque d’obtenir ces certificats auprès de son propre fournisseur (fabricant ou producteur de matières premières), soit parce que la matière première a été produite dans l’UE, soit parce que le producteur de la substance a déjà enregistré ET déclaré ces volumes dans ses propres dossiers. Cependant, c’est rarement le cas et, même dans ce cas, il est souvent difficile d’obtenir les informations tout au long de la chaîne d’approvisionnement.
Heureusement, il existe une autre possibilité de faciliter les affaires : la marque elle-même peut procéder à un enregistrement volontaire des substances contenues dans ses produits et s’assurer ainsi que ses distributeurs sont couverts. Comme seules les entités juridiques de l’Union européenne peuvent procéder à un enregistrement REACH, il est possible de le faire en utilisant un « représentant exclusif » européen, qui est l’équivalent dans REACH de la « personne responsable » dans le cadre de la réglementation sur les produits cosmétiques. Biorius peut assumer ce rôle pour vous.
L’exportateur n’ayant aucune obligation légale, cet enregistrement est purement volontaire et, par conséquent, le chiffre de 1 tonne/an est au mieux indicatif. Cela pourrait avoir un sens si une marque de cosmétiques non européenne n’avait qu’un seul distributeur qui n’importait que les produits de cette marque de cosmétiques.
Toutefois, un distributeur importe généralement de nombreux produits de marques cosmétiques différentes et importera donc probablement une substance spécifique provenant de plusieurs produits différents. Cela signifie que même si une marque de cosmétique exporte moins d’une tonne de substance par an, le distributeur peut importer beaucoup plus que cette quantité et doit donc l’enregistrer.
De même, si une marque de cosmétique a de nombreux distributeurs, elle peut exporter beaucoup plus qu’une tonne par an alors que chaque distributeur importe moins d’une tonne par an et n’a donc pas d’obligation d’enregistrement REACH. Chaque situation doit donc être analysée indépendamment et la décision d’enregistrement doit résulter d’un accord entre l’exportateur et l’importateur. Biorius peut servir d’intermédiaire entre les différentes parties en veillant à ce que chacune d’entre elles comprenne son rôle et ses responsabilités afin de parvenir à un accord équitable.
Ce n’est pas la fin
Vous savez désormais quelles sont les substances présentes dans vos produits cosmétiques finis qui doivent ou méritent d’être enregistrées. De plus, vous savez que, légalement, c’est l’importateur, généralement le distributeur, qui doit s’en charger, mais que l’exportateur, généralement la marque de cosmétique, peut également le faire. Enfin, vous disposez des éléments nécessaires pour discuter entre l’importateur et l’exportateur afin de décider qui doit procéder à l’enregistrement.
L’étape suivante consiste à enregistrer les substances dans le cadre de REACH. Comme prévu, plusieurs scénarios sont possibles et certains points sont très spécifiques aux substances importées sous forme de produits cosmétiques finis.
Vous apprendrez comment procéder dans la prochaine partie de cette série sur REACH et les produits cosmétiques ! Vous pouvez également demander à Biorius de vous aider à définir et à assumer vos responsabilités concernant REACH. Si vous êtes une entreprise non européenne, nous pouvons agir en tant que votre « représentant exclusif ». Biorius peut être votre partenaire de confiance pour chaque étape de ce processus complexe impliquant l’ensemble de la chaîne d’approvisionnement qu’est REACH.
