Introduzione
Nella prima parte ho spiegato perché i prodotti cosmetici finiti non sono esenti dagli obblighi del regolamento REACH, in particolare dalla registrazione. Il messaggio principale era che ogni componente del prodotto cosmetico finito è “registrabile” singolarmente. Nella seconda parte spiegherò più dettagliatamente cosa deve essere registrato, chi deve registrarsi e chi può registrare una sostanza, sapendo che possono essere diverse entità.
Ogni chilo deve essere contato una volta
Un principio importante della registrazione REACH è che ogni chilogrammo di una sostanza deve essere registrato, ma solo una volta. In altre parole, deve essere considerato solo la prima volta che “appare” nell’Unione Europea o perché è stato prodotto o importato. Poiché gli esempi sono più eloquenti di un lungo elenco, ecco alcuni scenari che potrebbero verificarsi:
- Supponiamo che un ingrediente cosmetico sia prodotto in Europa. Questo ingrediente viene poi venduto a diversi produttori europei, che lo inseriscono nei prodotti cosmetici, che vengono poi venduti ai marchi dell’UE e, infine, ai consumatori europei. In questo caso, la sostanza deve essere registrata dal primo produttore. Tutti gli altri sono utenti a valle e i chili che utilizzano sono già conteggiati.
- Ora, supponiamo che lo stesso ingrediente cosmetico sia prodotto nell’UE ma venduto a un produttore negli Stati Uniti, che realizza un prodotto cosmetico venduto a un marchio statunitense, e che poi i prodotti, e quindi la sostanza, vengano rispediti in Europa per essere venduti ai consumatori dell’UE. Anche in questo caso, la sostanza deve essere registrata solo dal produttore dell’UE. I “chili” che escono dall’Europa come ingrediente cosmetico e ritornano in un prodotto cosmetico finito non devono essere considerati nuovamente; tuttavia, devi essere in grado di dimostrarlo, poiché le informazioni potrebbero avere problemi a circolare lungo la catena di approvvigionamento.
- Un caso più complesso è quello in cui una sostanza viene prodotta al di fuori dell’Europa. Ad esempio, la sostanza viene prodotta in Cina e venduta a un produttore americano di prodotti cosmetici che la vende a un marchio americano, e parte del prodotto cosmetico finito viene poi inviato e venduto nell’UE. La prima volta che la sostanza “appare” in Europa è attraverso l’importazione del prodotto cosmetico finito. Pertanto, è in questo momento che devono essere contati i “chili” della sostanza, il che potrebbe far scattare la necessità di una registrazione REACH.
Inoltre, devi tenere presente che, quando un prodotto cosmetico finito viene importato in Europa, contiene diverse sostanze. Lo stato normativo e il tonnellaggio di ciascuno di essi devono essere considerati in modo indipendente. Biorius può aiutarti a valutare e tracciare le quantità di queste sostanze presenti nei tuoi prodotti cosmetici. Tuttavia, questi esempi riguardano solo la questione del momento in cui ogni “chilo” di sostanza deve essere conteggiato, ma non se sia effettivamente necessario registrarlo o chi debba registrarlo.
La responsabilità della registrazione spetta all’importatore
In poche parole, una legge europea può essere applicata (e fatta rispettare) solo a un’entità europea. Di conseguenza, la responsabilità della registrazione è stata attribuita all’importatore e non all’esportatore. Tuttavia, definire chi sia l’importatore può essere a volte piuttosto complicato.
Nella maggior parte dei casi sarà il destinatario finale della merce (il destinatario) ad essere la persona giuridica responsabile dell’importazione.
Se è coinvolto un distributore dell’UE (che agisce come intermediario), sarà lui a essere considerato l’importatore anche se la merce passa direttamente dal produttore extra-UE al cliente nell’UE.
Ecco alcuni esempi di prodotti cosmetici finiti. Per questi ho ritenuto che le sostanze non siano mai passate per l’Europa prima dell’importazione dei cosmetici:
- Il prodotto cosmetico è realizzato da un produttore americano, venduto a un marchio europeo e poi venduto attraverso un distributore nell’UE. In questo caso, l’importatore è il marchio dell’Unione Europea.
- Il prodotto cosmetico è realizzato da un produttore americano, venduto a un marchio americano e poi venduto attraverso un distributore nell’UE. In questo caso, l’importatore è il distributore.
- Il prodotto cosmetico è realizzato da un produttore americano e venduto a un marchio americano che ha anche un’entità legale nell’UE. Il prodotto viene poi venduto attraverso l’entità legale europea direttamente o tramite un distributore. In questo caso, l’importatore è la persona giuridica dell’Unione Europea del marchio americano.
Anche se questi sono i casi più comuni, esiste un’infinità di casi specifici. Definire chi è l’importatore “ufficiale” può essere piuttosto complicato e Biorius può eseguire questa analisi per te.
Il limite inferiore per la registrazione è di 1 tonnellata/anno
Fortunatamente, non è necessario registrare una sostanza che si importa per pochi grammi o addirittura chili all’anno. Il limite inferiore che richiede la registrazione è di 1 tonnellata/anno (per anno solare).
Tuttavia, un punto importante da considerare è che questo limite si riferisce alla sostanza e alla persona giuridica, non al prodotto. Ciò significa che un distributore che importa molti prodotti di marche diverse deve aggiungere le quantità della stessa sostanza presente in tutti questi cosmetici. Questo può essere molto difficile, soprattutto per gli ingredienti più comuni.
In pratica, l’importatore dovrebbe calcolare, su base annua, la quantità di una sostanza che sta importando e poi dedurre le quantità di sostanza che sono già state considerate in un dossier di registrazione (vedi capitolo “Ogni chilo deve essere contato, ma solo una volta”), sapendo che lo stato normativo della sostanza può essere diverso a seconda dei prodotti. Se la quantità finale di sostanza è superiore a 1 tonnellata/anno, devono registrare la sostanza ai sensi del REACH.
Per dedurre la quantità di una sostanza è necessario che questa sia già stata conteggiata nel dossier di registrazione. Il fatto che esista già un dossier di registrazione (o anche che il produttore della sostanza l’abbia registrata) non è sufficiente: devi essere in grado di dimostrare che le quantità che finiscono nei prodotti che stai importando sono state dichiarate in un dossier. A tal fine, è necessaria una dichiarazione del fornitore che attesti tale circostanza e il relativo numero di registrazione. In caso di controllo da parte delle autorità, dovrai essere in grado di fornire le informazioni sulle tue importazioni e i documenti corrispondenti. La maggior parte dei distributori preferisce far ricadere le responsabilità della registrazione sui propri fornitori. Tuttavia, potrebbe essere più intelligente registrare alcune delle sostanze cosmetiche più comuni per garantire la conformità normativa indipendentemente dal fornitore.
Anche l’esportatore può effettuare la registrazione
Per evitare l’onere della registrazione e non dover monitorare il tonnellaggio delle sostanze, i distributori chiederanno molto spesso al marchio esportatore di fornire loro i certificati che attestano che le sostanze contenute nel loro prodotto sono già state registrate ai sensi del REACH.
Come spiegato in precedenza, a volte è possibile per il marchio ottenere tali certificati dal proprio fornitore (produttore o produttore di materie prime), sia perché la materia prima è stata prodotta nell’UE, sia perché il produttore della sostanza ha già registrato e dichiarato tali volumi nei propri fascicoli. Tuttavia, è raro che ciò accada e, anche in questo caso, ottenere le informazioni lungo la catena di approvvigionamento è spesso una sfida.
Fortunatamente, esiste un’altra possibilità per agevolare gli affari: il marchio stesso può effettuare una registrazione volontaria delle sostanze presenti nei suoi prodotti e garantire così che i suoi distributori siano coperti. Poiché solo le persone giuridiche dell’Unione Europea possono effettuare una registrazione REACH, è possibile farlo utilizzando un “rappresentante esclusivo” europeo, che è l’equivalente REACH della “persona responsabile” per la normativa sui cosmetici. Biorius può assumere questo ruolo per te.
Poiché l’esportatore non ha alcun obbligo legale, tale registrazione è puramente volontaria e di conseguenza la cifra di 1 tonnellata/anno è al massimo indicativa. Potrebbe avere senso se un marchio cosmetico non europeo avesse un solo distributore che importa solo prodotti di questo marchio cosmetico.
Tuttavia, di solito un distributore importa molti prodotti di marche cosmetiche diverse e quindi probabilmente importerà una sostanza specifica da diversi prodotti. Ciò significa che anche se un marchio di cosmetici esporta meno di 1 tonnellata/anno di sostanza, il distributore può importare molto di più di tale quantità e quindi deve registrarla.
Allo stesso modo, se un marchio di cosmetici ha molti distributori, può esportare molto più di 1 tonnellata/anno mentre ogni distributore importa meno di 1 tonnellata/anno e quindi non ha l’obbligo di registrazione REACH. Pertanto, ogni situazione deve essere analizzata in modo indipendente e la decisione di registrarsi deve risultare da un accordo tra l’esportatore e l’importatore. Biorius può fungere da intermediario tra le diverse parti, assicurando che ciascuna di esse comprenda i propri ruoli e le proprie responsabilità per raggiungere un accordo equo.
Questa non è la fine
Ora sai quali sono le sostanze presenti nei tuoi prodotti cosmetici finiti che devono essere o sono da registrare. Inoltre, sai che, legalmente, dovrebbe farlo l’importatore, di solito il distributore, ma può farlo anche l’esportatore, di solito il marchio cosmetico. Infine, hai gli elementi necessari da discutere tra l’importatore e l’esportatore per decidere chi deve effettuare la registrazione.
Il passo successivo è la registrazione delle sostanze ai sensi del regolamento REACH. Come previsto, sono possibili diversi scenari e alcuni punti sono altamente specifici per le sostanze importate come prodotti cosmetici finiti.
Scoprirai come fare nella prossima parte di questa serie su REACH e prodotti cosmetici! Oppure puoi semplicemente chiedere a Biorius e saremo lieti di aiutarti a definire e ad adempiere alle tue responsabilità in materia di REACH. Se sei un’azienda extracomunitaria possiamo agire come tuo “Unico rappresentante”. Biorius può essere il tuo partner di fiducia in ogni fase di questo complesso processo che coinvolge l’intera catena di fornitura REACH.
