化粧品ブランドがこの重要なステップに時間を投資しなければならない理由と方法

はじめに責任者と輸入業者

法律（欧州化粧品規制EC No 1223/2009 Art.4-5）により、欧州連合（EU）市場に投入される化粧品はすべて、法人または自然人であり、EUに拠点を置く責任者が法的に代理する必要があります。 責任者は、欧州化粧品規則に定められたすべての法的要件の遵守を保証します。

化粧品ブランドでEU域内に事務所がない場合、事務所を開設し、責任者として人を雇うという選択肢もありますが、EU域外から組織化するのは非常にコストがかかり、また非常に困難です。

もう一つの選択肢は、輸入業者（または代理店）に頼ることである。輸入業者は物理的なプレゼンスを持っているため、製品の責任者として行動することができる。 これが理想的なオプションのように思える。 しかし、ほとんどの輸入業者は、主に3つの理由から、この役割を引き受けたがらない：

• 資格の欠如：ブランドを代表し擁護し、規制当局の監視を行い、製品のコンプライアンスを保証するためには、責任者は規制・法務、毒物学、化学、薬学の専門家でなければならない。

• 言語およびコミュニケーション能力の欠如：顧客とのやりとりや、24の公用語による27の国内所轄官庁とのやりとりを管理するため、責任者は強力な言語およびコミュニケーション能力を必要とする。
  
• 時間投資：以下に詳述するように、責任者は幅広い業務をこなさなければならないため、ほとんどの輸入業者は多大な時間を投資しようとしない。

ほとんどの輸入業者はマーケティングと販売の専門家であり、中核事業以外の多角化にはほとんど関心がない。

ブレグジット（英国のEU離脱）問題により、ここ数カ月でまた複雑な問題が生じた：英国で化粧品を販売するためには、英国に事務所を置く責任者を置くことが必須となった。 EUと英国の両方で販売する場合、責任者が両方の地域に存在することを確認する必要があります。 ブレグジット以前は、EUや英国のどこにいても、ひとつの物理的な拠点に頼ることができた。

したがって、欧州の輸入業者や販売業者と商談を始める前に、その任務の全容を把握できる独立した有資格の責任者を雇うことを強くお勧めする。

責任者の役割

適切な責任者を見つけることは必ずしも容易ではない。 多くの企業がこの機能を担う資格があると主張するかもしれないが、現実的にこの役割を担えるのはごく一部である。 このビジネス・パートナーは、以下のタスクを完了できなければならない：

• コンプライアンスの問題からブランドを守る
• 欧州化粧品規制に関する法的なご質問をサポートします。
• 各国所轄庁（EU加盟27カ国＋英国）からのすべての質問に答える。
• 監督官庁が決定した化粧品に関するすべての検査を管理する。
• 規制の進展や変更に常に注意を払い、貴社の製品に与える影響を詳細に説明した評価を提供することで、常に最新の情報を提供します。
• すべてのコスメトビジランス問題（好ましくない影響）に対処するため、消費者にフォローアップを行い、最良の対応策を確保する。
• すべての化粧品ファイルの管理

責任者を選ぶ際に確認すべき基準

この役割を果たすためには、責任者は特定の強みを持たなければならない。 責任者を選ぶ前に、必ずいくつかの基準を確認する必要があります。
これらの基準を1つでも満たすことができない責任者は、悪い結果を出す可能性が高く、その結果、ブランドにとって恐ろしい結果を招く可能性があります。 * 評判の失墜などである。

以下は、企業が考慮すべき基準の提案である：

• 技術的熟練：
  – 所轄官庁や化粧品ブランドからの具体的な質問に答えるには、規制業務、毒物学、化学の深い知識がなければ不可能である。 例えば、化粧品業界で少なくとも5年の関連実務経験を持つ規制専門家や、「安全性評価者」（博士号レベル）の法的資格を持つ毒物学者が前提条件と見なされる。
  – 当局との特別な問題の管理には、化粧品業界に適用される法律業務に関する深い知識と優れた実践が必要である。
  – 消費者に好ましくない影響を適切に管理するには、長年の経験だけでなく、薬学に精通していることも必要である。

• コミュニケーションの才能：
  – 欧州連合（EU）には24の公用語があり、各国所轄庁の検査官の多くは、責任者と母国語でしかコミュニケーションをとらない。 当局の質問を理解する能力は重要であり、同じ言語で回答できることは、善意を示し、法的問題の解決を成功に導く効果的な方法である。
  – 法律、規制、安全性の問題が発生した場合、ブランドの利益を最大限に守ることが責任者の重要な役割です。 科学的・規制的な議論にとどまらず、責任者は所轄官庁との信頼関係を築き、彼らを納得させ、可能な限り有利な妥協点を交渉する強力な能力を備えた優れたコミュニケーターでなければならない。
  – コスメオビジランスの問題の文脈で消費者と接する場合、共感を示し、化粧品ブランドの大使として行動できることも重要である。 その目的は、安全性の問題に取り組みながら、化粧品ブランドに対する消費者の信頼を再構築することである。

• 応答性：
  – 法的、規制的、あるいは安全上の問題が所轄官庁によって指摘された場合、あるいは単に抜き打ち検査が実施された場合、重要なのは対応力である。 このルールの例外は、責任者の献身、真剣さ、善意の欠如と解釈され、ブランドにとって望ましくない結果を招く可能性があります。
  – 法的問題の適時なフォローアップに加え、責任者は、所轄官庁に実行可能な提案を誠実に提供する、積極的かつ解決志向のアプローチを採用すべきである。

• 容量：
  – 上記の応答性の基準は、責任者の能力と何らかの関連がある。 たとえば小さなチームでは、深刻な問題が発生したときに大したことはできない。 主務官庁に好意を示しやすく、検査官に好印象を与えやすい爆発的な反応性は、絶対に必要なものだ。 少数の規制専門家や毒物学者（通常の仕事量に圧倒されている可能性が高い）だけで構成される小規模な責任者は、問題が発生した場合のパフォーマンスが低くなる可能性がある。
  – すべての問題に対する適切なフォローアップを確実にするため、責任者は、プロジェクト・マネジャーが監督し、質問が適切かつタイムリーに回答されていることを確認するアカウント・マネジメント・チームを持つことが望ましい。

• 堅牢性：
  – 責任者の役割は、あなたの利益を守ることです。 重大な責任者がその使命を果たせないことはめったにないが、この重要な問題はリスクを冒すに値しない。 このような場合、責任者は、必要であれば化粧品ブランドを補償し、当局に罰金を支払うなど、金銭的責任を負うことができるはずである。 この最悪のシナリオを念頭に置き、財務能力が高く、言うまでもないが評判の高い大企業を選ぶことを強くお勧めする。
  – さらに、選ばれた責任者が適切な保険に加入していることも確認する必要があります。 訴訟1件につき年間100万ユーロの補償が絶対的な最低ラインと思われる。

• 英国におけるプレゼンス最後になりますが、適切なレスポンシブル・パーソンを選ぶ際には、英国が欧州連合（EU）から離脱し、移行期間が2020年12月³¹日に終了するという事実も考慮に入れる必要があります。 この期限後、英国市場に製品を投入しようとする化粧品ブランドはすべて、英国を拠点とする責任者の設置を求められることになる。 したがって、近い将来、欧州全域をカバーできるのは、少なくとも2つの事務所（EUと英国に1つずつ）を持つ責任者のみとなる。ブレグジットに関する詳細

BIORIUSはこれらの選考基準にどのように当てはまるのでしょうか？

BIORIUSは、ベルギー（本社）、フランス（2拠点）、ルクセンブルグ、韓国、英国にオフィスを構え、責任者として11年以上の経験を持つ。 BIORIUSは、CRM（ カスタマー・リレーションシップ・マネージャー）を含む50名以上の従業員と、法務・薬事、毒物学、化学、薬学を専門とする30名以上の専門家を擁し、その役割を可能な限り最良の形で果たすために必要な能力と知識を有している。

BIORIUSはまた、各国所轄官庁およびその監督所轄官庁（ベルギー保健省）との長年にわたる良好な関係を誇りとしており、オランダ語、英語、フランス語、ドイツ語、ギリシャ語、イタリア語、韓国語、ポルトガル語、スペイン語、トルコ語で数多くのクライアントの利益を代弁することができる。

今日、BIORIUSは10,000を超える化粧品の責任者であり、その機能は非常に強固で効果的である。 BIORIUSは、1件あたり年間500万ユーロの保険に加入している。 BIORIUSが大企業数社と長期にわたる強固な協力関係を築き、維持できているのは、BIORIUSの考え方が大きいからだ。

BIORIUSの競合他社を社内で客観的にスクリーニングし、BIORIUSと市場平均を以下のように比較しました：

*罰則の例